Je fixe les réunions quand je veux

Note : pour le contexte général, voir cet article.

Dans le cadre d'une procédure RH, Corentin a dû prendre rendez-vous avec un conseiller spécialisé. Cette prise de rendez-vous se fait par remplissage d'un formulaire sur l'un des sites de l'Intranet de GTF. Impossible d'indiquer des créneaux de disponibilité. Mais chaque salarié de GTF a accès à un service d'agenda partagé, ce qui permet de facilement vérifier si un collègue est libre sur un créneau donné.

Quelle ne fut pas la surprise de Corentin de recevoir quelques jours plus tard un courriel lui donnant rendez-vous sur un créneau déjà pris par une réunion, et indiqué comme tel dans son agenda partagé ! Corentin rédigea un rapide courriel en retour, pour signaler cette collision, et indiquer que son agenda partagé était à jour et ouvert à tous en lecture.

La réponse qui arriva peu après le laissa quelque peu incrédule : "Je ne vérifie pas votre agenda pour fixer le rendez-vous, je ne vérifie que l'agenda de la personne avec qui vous allez avoir rendez-vous. Je vous recontacterai ultérieurement." Ainsi, non seulement l'interlocuteur de Corentin distribuait ses rendez-vous sans se préoccuper de l'emploi du temps des salariés concernés, mais en plus, lorsqu'une collision de créneaux se produisait, il ne tentait même pas de trouver un autre créneau.

Corentin avait besoin d'aller au bout de la procédure RH concernée. Il devait donc obtenir ce rendez-vous. Il prit son téléphone et appela le numéro de son collègue jeteur de rendez-vous au hasard. Ce dernier lui indiqua qu'il n'avait pas le temps de vérifier les agendas de ses collègues, car il avait trop de réunions à organiser. Corentin ne fit aucune remarque, car il désirait obtenir ce rendez-vous rapidement. Ce que son coup de fil permit.

 Mais comment son interlocuteur ne pouvait-il pas se rendre compte que s'il avait pris les 30 secondes supplémentaires nécessaires à vérifier la disponibilité de Corentin, il aurait évité les 10 minutes passées à échanger deux courriels inutiles et à répondre à un coup de fil ? C'était là des éléments de la culture d'entreprise que Corentin constatait malheureusement souvent chez GTF : un désintérêt du client (ici, un client interne, utilisateur de la procédure RH), des procédures sous-optimales, impliquant trop d'acteurs (ici, la personne fixant le rendez-vous n'est pas la personne avec laquelle le rendez-vous est pris), et une forte incapacité à se remettre en question.